Qualitass SA
Vilvoordsesteenweg 166
1850 Grimbergen
Courtier d’assurances, inscrit auprès de la FSMA sous le numéro 23856A

Qualitass SA (ci-après « bureau ») accorde une grande importance à vos droits en matière de traitement des données. Dans ce document, nous vous expliquons comment nous collectons, traitons et utilisons vos données à caractère personnel. Ce document décrit la politique générale du bureau sur le plan du traitement des données conformément à la législation applicable, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

En tant que courtier d’assurances, il se peut que le bureau joue un double rôle en matière de traitement des données. Dans ce cas, nous sommes à la fois responsable du traitement et sous-traitant. Nous assumons le rôle de responsable du traitement lorsque nous traitons des données en notre nom et pour notre compte. Nous assumons également la fonction de sous-traitant pour le compte des compagnies. Cela signifie que nous collectons et traitons aussi des données à caractère personnel pour les compagnies d’assurances avec lesquelles nous collaborons et dont nous vous présentons et proposons des produits. Dans cette déclaration, nous nous concentrons uniquement sur le traitement de vos données en tant que responsable du traitement.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Qualitass SA, Vilvoordsesteenweg 166 à 1850 Grimbergen – FSMA N°. 23856A.

Pour toutes les questions concernant notre politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter via info@qualitass.be. Pour les questions qui vont au-delà d’une simple demande de renseignements, nous pouvons vous demander de vous identifier, afin de nous assurer que nous fournissons les informations et données demandées à la bonne personne.

Quand notre bureau collecte et traite-t-il des données ?

Le bureau collecte et traite des données vous concernant lorsque vous nous contactez en vue d’obtenir des conseils sur les contrats d’assurance, la présentation ou la proposition de contrats d’assurance, l’exécution d’un travail préparatoire afin de conclure des contrats d’assurance et la conclusion de contrats d’assurance. Vous pouvez également faire appel à nous ou nous contacter à des fins d’assistance dans le cadre de la gestion et de l’exécution des contrats d’assurance que vous avez conclus. De plus, nous traiterons (devrons traiter) vos données lorsque vous nous contactez de toute autre manière. Pour finir, il se peut également que nous obtenons des données vous concernant par le biais de tiers et que nous utilisons ces données pour vous approcher afin de conclure un contrat par notre intermédiaire.

Quelles données notre bureau collecte et traite-t-il ?

Le bureau collecte et traite les données que vous nous communiquez dans le cadre des contacts avec le bureau, notamment votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et vos données professionnelles, comme le nom de l’entreprise et le numéro de TVA. Il s’agit également de toutes les données qui sont nécessaires pour nous permettre d’évaluer vos besoins en assurances, entre autres les données concernant votre habitation (dans le cadre d’une assurance incendie), vos données financières (en cas d’assurances placements) et les données médicales (dans le cas des assurances santé). Vos données sont traitées uniquement dans le cadre de l’assurance pour laquelle vous faites appel à nous, sauf avis contraire explicite de votre part.

Nous collectons ces données lorsque vous complétez nos documents et formulaires manuellement ou par voie électronique. Des cookies sont utilisés lors de la visite éventuelle de notre site Internet. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez contacter le bureau.

À quelles fins notre bureau collecte et traite-t-il des données ?

Les finalités du traitement des données sont de nature diverse et sont exposées ci-dessous.

Pour nos clients, nous traitons ces données à des fins de gestion des clients, à savoir l’acceptation, la gestion et la conclusion de contrats d’assurance, ainsi que la promotion d’autres produits et services de notre bureau lui-même. Ces traitements sont fondés principalement sur la relation contractuelle avec nos clients, mais aussi, dans la mesure où il s’agit de prospection, sur votre consentement explicite.

En ce qui concerne les fournisseurs, nous traitons ces données dans le cadre de notre gestion des fournisseurs et sur base de la relation contractuelle que nous avons ou que nous établissons avec nos fournisseurs.

Concernant les prospects, c.-à-d. les personnes physiques qui ne sont pas (encore) clients chez nous, nous traitons les données à des fins de marketing direct, sur la base de notre intérêt légitime en tant qu’entreprise. Aux prospects qui sont approchés par e-mail, nous demandons leur consentement explicite pour pouvoir également les approcher dans le futur. Nous demandons aux prospects qui sont approchés par courrier de cocher une clause de retrait (opt-out) s’ils ne souhaitent plus que nous les contactons.

A l’égard de nos collaborateurs, nous traitons les données à des fins de gestion du personnel et d’administration des salaires.

Quels sont les bases pour le traitement des données par notre bureau ?

En principe, nous collectons et traitons vos données sur base de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous à la suite de votre demande ou requête en lien avec un besoin d’assurance et le(s) contrat(s) qui en découle(nt), ainsi qu’à la suite de la demande de vous assister dans le cadre de la gestion et du suivi des contrats d’assurance que vous avez conclus.

Si le traitement n’est pas nécessaire pour exécuter la relation contractuelle, il est alors basé sur nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, en particulier la liberté d’entreprise et d’information. À cet effet, nous nous assurons toujours qu’il existe un équilibre entre nos intérêts et les vôtres, par exemple en vous octroyant un droit d’opposition.

Dans la mesure où il s’agit de données médicales ou de données sensibles, nous ne pouvons traiter vos données à caractère personnel qu’avec votre consentement explicite. Celui-ci vous est demandé dès que vous devenez client chez nous. Si cela n’a pas été fait, nous vous demandons de nous le signaler, afin de pouvoir faire le nécessaire.

Les données sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos données sont principalement traitées en interne. Elles doivent néanmoins être communiquées à la compagnie d’assurances avec laquelle vous concluez finalement un contrat.

Il est possible que nous fassions appel à des tiers pour certains services ponctuels. Dans ce cas, vos données peuvent être transmises à ces tiers mais uniquement pour le service concerné et toujours sous le contrôle de notre bureau.

Dans certains cas, il existe une obligation légale de transmettre certaines données. C’est notamment le cas quand nous y sommes légalement tenus ou si des instances publiques ont le droit de nous réclamer des données.

En principe, vos données ne sont pas transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales.

Vos droits

Vous disposez d’un droit de regard sur vos données personnelles. Autrement dit, vous pouvez contrôler le traitement éventuel de vos données personnelles et les consulter au moyen d’une vue d’ensemble pratique.

Vous pouvez faire corriger ou supprimer vos données personnelles. Si vos données personnelles sont incorrectes, incomplètes ou non pertinentes, ou si vous souhaitez les faire supprimer, vous pouvez les faire corriger, compléter ou, si la loi le permet, les faire effacer. Dans certains cas, vous avez également le droit de demander une limitation du traitement de vos données pour un service spécifique et le droit de vous opposer à l’usage de vos données sur base de l’intérêt légitime.

Vous avez le droit de transférer des données personnelles. Certaines données que vous nous avez transmises peuvent être transférées, sous certaines conditions, à un autre responsable du traitement ou à vous-même.

Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données par notre bureau à des fins de marketing direct.

Pour l’exercice de vos droits vous pouvez toujours nous contacter par l’adresse email suivante : info@qualitass.be ou en cochant les petites boules dans l’information que nous vous offrons à certaines occasions spécifiques.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez toujours déposer plainte par email (qualitass.privacy@belins.be) ou par la poste (DPO Office, Belfius Tower, Place Charles Rogier 11 à 1210 Bruxelles) auprès de notre Fonctionnaire en charge de la protection des données à caractère personnel ou par la poste auprès de l’Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, à 1000 Bruxelles). Vous pouvez également vous adresser aux deux autorités pour toute question générale en lien avec le traitement et la protection des données à caractère personnel.

Modifications

Notre bureau se réserve le droit de modifier cette déclaration. Les modifications seront signalées aux utilisateurs via le site Internet.